Com base na tabela de temporalidade e assunto dos documentos esta ferramenta controla automaticamente a temporalidade tanto de documentos digitalizados como dos documentos nato-digitais.
O Software, através da data de origem do documento, calcula a classificação do documento com base na tabela de temporalidade e os aloca na fase corrente ou intermediária facilitando a visualização por listagens de fase documental.
Modelo de listagem de todos os documentos na fase corrente.
Para todos os documentos que dependerem de um acontecimento para troca de fase os arquivistas serão alertados por este sistema e eles farão esse controle de forma mais ágil. Para documentos com data de temporalidade exatas o sistema realiza a troca fase de forma automática sem necessidade de alteração manual.
Este sistema informa todos os metadados de gestão já com base na estrutura do Modelo de Requisitos Informatizados para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil) elaborada pelo CONARQ. A ferramenta permite controle de todas as idades e metadados do documento. Estes mesmos metadados podem ser reutilizados na descrição arquivística padrão Dublin Core que preencherá, de forma automática, os metadados em uma plataforma de acesso como AtoM.
Esta ferramenta, se usada junto ao processo de digitalização, irá permitir o uso de um formulário online para o preenchimento dos metadados exigidos pelo Decreto nº 10.278 de 18 de mar. de 2020 que somado ao arquivo digitalizado pode ser enviada automaticamente ao repositório. Da mesma forma ocorre se a ferramenta estiver acoplada a um sistema de gestão da casa.
O Arquivista controla de forma facilitada e segura a temporalidade dos documentos, analisa todos os seus dados, agrupa a documentação em lotes e após a conferência e aprovação pode enviar o lote ao repositório e plataforma de acesso de forma automatizada.
Exemplo de envio ao repositório do lote avaliado e aprovado.
Processamento e envio do lote aprovado ao Archivematica.
O sistema está preparado para o controle de acesso de forma que a seleção e avaliação ocorra em etapas abrangendo o trabalho individual de avaliação bem como o trabalho realizado pela comissão de avaliação documental.
Lembramos que para garantia da cadeia de custódia da documentação é muito importante um sistema que integre o sistema de gestão com um repositório documental sem que ocorra interferências que comprometam a integridade e segurança da informação.
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