Conforme determinação do artigo VIII da Lei 8159/81, identificado os assuntos envolvidos na instituição deve-se analisar a teoria das 3 idades ou ciclo de vida dos documentos para a criação da tabela de temporalidade. Essa legislação define que a fase corrente é o período em que o documento deve ficar próximo ao local que o produziu ou que o arquivou para que se tenha fácil acesso na consulta, afinal, nessa primeira idade os documentos ainda são bastante utilizados pela esfera administrativa da instituição. Ou seja, mesmo sem movimentação continua, na fase corrente o documento é um objeto de consultas frequentes. Já para fase Intermediária, ou segunda idade, esta lei define que são os documentos que não são mais de uso corrente nos órgãos produtores, mas por razões de interesse administrativo, fiscal ou legal aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente chegando assim na terceira idade.

Documentos elimináveis são aqueles que, esgotados os prazos de guarda nas unidades que tenham atribuições de arquivo, podem ser eliminados sem prejuízo para comprovações de ações, para a coletividade ou história do órgão público ou empresa privada. Para as instituições públicas a Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 prevê em seu artigo IX que “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”.

Conforme o Decreto 48.897 de 27 de agosto de 2004, artigo V, parágrafo 2º os documentos de guarda permanente são os que esgotaram os prazos de guarda primários (corrente e intermediário) e que devem ser preservados, por força das informações neles contidas, para eficácia da ação administrativa, como garantia de direitos, como prova ou ainda como fonte de pesquisa.