Os documentos quando estão na idade corrente são frequentemente consultados devido ao uso administrativo, fiscal ou jurídico. Devem permanecer junto ao setor que os produziu ou junto ao local de sua última tramitação de forma a permitir o fácil acesso.
Os documentos que estiverem na idade intermediária podem ser movidos para um arquivo geral ficando um pouco mais distante do local em que foi produzido ou armazenado em primeira instância.
Quando um documento de guarda permanente, atinge a terceira idade eles devem ir para o arquivo permanente para ser armazenado de forma definitiva. Com o aumento dos documentos nato digitais é tão importante manter a gestão documental quanto para os documentos físicos.
O Asten Barramento vai auxiliar você a identificar os documentos que estão em cada fase de forma prática. Inclusive diferencia os documentos que dependem da interação do arquivista para avançar para a próxima idade quando ela não for definida em anos e sim via lapso temporal. Facilita também a descrição dos metadados.
O Asten Barramento é integrado as ferramentas Archivematica, AtoM e Dspace e Asten Assinatura!
O Archivematica é um sistema de preservação digital de código aberto, projetado para acesso a materiais digitais com base em padrões e de longo prazo. Ele implementa estratégias que lidam com obsolescência e incompatibilidade de tecnologia para garantir que objetos digitais permaneçam autênticos, acessíveis e utilizáveis no futuro. Ele é o nosso Repositório Digital Confiável RDC-Arq
AtoM Significa “Access to Memory”. É um “open source software”, um programa livre. Pode ser integrado ao ARCHIVEMATICA para visualizar os documentos armazenados.
Dspace também é um software livre que possui natureza específica de visualizar / preservar objetos digitais. Pode ser integrado também ao Archivematica. Exemplo de documentos digitais depositados no Dspace: livros, teses, artigos, apresentações, imagens, arquivos de áudio e vídeos.
Quando um documento digitalizado for para a guarda permanente, é de praxe, que o mesmo seja assinado de forma digital por seu responsável, isto é feito pelo Asten Assinatura.
O uso das ferramentas integradas garante que a instituição, possua a preservação segura de seus documentos e proporcione o acesso de forma rápida aos seus documentos.
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